Guide til boligforeninger om vedligeholdelse og renovering

Når man er en del af en bestyrelse, er der flere ansvarsområder man skal dække, deriblandt at sikre at ejendommen er vedligeholdt i en sådan grad, at der ikke opstår skader på grund af misvedligehold. For nogle personer med viden fra branchen er det let at overskue og vide hvilke bygningselementer, der kræver renovering, og hvornår arbejderne skal igangsættes, men for de fleste bestyrelsesmedlemmer giver deres daglige virke ikke nogen større viden om byggebranchen og eller om standen på foreningens ejendom.

- Uanset om man kender en del til byggeri og renovering eller er helt novice indenfor området så er der en del punkter man skal overholde som bygherre (en bygherre er den person eller enhed, der bestiller og betaler for et bygge- eller anlægsarbejde). Bygherren er ansvarlig for byggeprocessen fra start til slut. Det omfatter blandt andet budgettering, nøjagtig beskrivelse af udførslen, fremgangsmåde og kvaliteten af arbejderne, sikring at arbejdsforhold på byggepladsen vedr. håndtering af værktøj, værnemidler, miljøfarlige materialer og affaldshåndtering, kontrakt med entreprenør, evt. ansøgning og overholdelse af byggetilladelser, overholdelse af bygningsreglement, økonomistyring og afslutning af projekt med aflevering forretning med entreprenøren mm.

Kan en bestyrelse selv stå for et renoveringsprojekt?

- Ja selvfølgelig kan I det, og i mange tilfælde går det også helt smertefrit, men den dag det ikke gør, så falder hammeren tungt og hårdt, for når man som bestyrelse selv varetager projekter som professionel bygherre uden byggeteknisk rådgiver ligger alt ansvar hos bestyrelsen og kan ikke blot sendes videre til entreprenør

 

Hvad er faldgruberne?

- Nogle af de almindelige eksempler er blandt andet, at foreninger får indhentet tilbud på et stykke arbejde, der ikke er beskrevet detaljeret, og derfor får de flere tilbud de reelt ikke kan sammenligne, da det er op til entreprenør at gennemskue hvad der ønskes udført. Dette kan udnyttes af en entreprenør, da prisen kan sættes lavt, men kræve yderligere arbejder, der bliver meget dyrere efterfølgende når man er gået i gang.

- De tilbud, man får indhentet kan være baseret på forskellige løsninger, og kan kræve byggetilladelse, som bygherre har ansvaret for at overholde. Igangsættes arbejdet uden den nødvendig tilladelse, kommer der påbud om stop, ændring eller tilbageførsel fra kommunen eller myndighederne.

- Igangsættes et projekt, der ikke er giver 100% tilsagn om på generalforsamling hæfter bestyrelsen personligt for de penge der bruges. Er projektet godt i gang, om stoppes af en entreprenør, der har mistanke om eller har opdaget, at nogle materialer indeholder miljøfarlige stoffer kan der komme erstatningskrav til foreningen og dermed bestyrelsen samt potentielt store ekstraregning.

- Bygherre har ikke en ansvarsforsikring ved projektering af et renoveringsprojekt og er derfor personlig ansvarlig for fejl i projektet. Samtidig med at bygherre har det fulde ansvaret for at sikre at arbejdet beskrives, projekteres og udføres korrekt iht. Bygningsreglementer.

Hvor starter man så?

- Det letteste er at skrive, at foreninger/bestyrelser altid skal kontrahere med en byggeteknisk rådgiver samt byggesags administrator for at gennemført mindre og større renoveringsprojekter, men i virkeligheden bør man altid se på størrelsen af projektet, ansvaret og økonomien. Er projektet meget simpelt og evt. en opgave med mange gentagelser så bør det kunne udføres uden byggeteknisk rådgiver. Er man i tvivl så kontakt en rådgiver for at høre om ydelserne og prisen.

- En byggeteknisk rådgiver skal ses som en samarbejdspartner, hvor bestyrelsen betaler for at rådgiver står for projektet fra start til slut og har ansvaret for at alle krav overholdes, og at projektet overholder byggeretten.

- Mange foreninger bruger deres sædvanlige byggetekniske rådgiver til både store og små projekter i større eller mindre grad, hvor andre skal ud at finde en rådgiver til i samråd med foreningen/bestyrelsen at sikre at man kommer godt fra start på et ansvarligt og oplyst grundlag.

- Valget af rådgiver bør altid være ud fra kriterier om dygtighed og kvalitet, men kemi og troværdighed er også vigtige kriterier. Føler man sig ikke tryg ved samarbejdet så bør man hurtigst muligt sikre at det bliver bragt i orden ved enten at italesætte problematikken eller ved at udskifte rådgiver.

 

I hvilken rækkefølge starter man et større projekt, og hvornår underskriver man de forskellige kontrakter?

- Bestyrelsen/foreningen er bygherre, og bygherre underskriver kontrakter med administrator, byggeteknisk rådgiver samt med en eller flere entreprenører. Det er meget almindeligt, at administrator er den første der bliver kontaktet, og de fleste foreninger har deres egen administrator til den daglige administration af ejendommen. Her giver det god mening at undersøge, om ens administrator tilbyder byggesags services og hvilke ydelser, de har med til prisen.

- Nogle af de vigtigste ydelser fra administrators side vedr. renoveringsprojekter er følgende: Finansiering af projektet, opgørelse af hver enkelt beboers egenfinansiering ved enten huslejestigning eller egenbetaling, deltagelse på generalforsamling for vedtagelse af projekt, økonomistyring ifm. betaling af faktura, tegning af forsikring i samarbejde med byggeteknisk rådgiver, formidling af beboerkontakt ifm. varslinger og informationer fra byggeledelsen.

- Som bygherre vælger I selv jeres administrator til varetagelse af renoveringsprojektet, og der er ikke krav om, at man skal vælge sin nuværende administrator. Har man tiden og kompetencerne, kan man naturligvis også selv stå for denne del, men det kan ikke anbefales.

- Byggeteknisk rådgiver er ofte både bygningskonstruktører og arkitekter og har som udgangspunkt alle ydelser med til at starte et projekt op, få det godkendt, kontrahere med entreprenør, kører projektet under udførelsen frem til og med afslutningen og 1 års gennemgang af arbejderne efter selve afslutningen.

- De forskellige kontraktindgåelser sker almindeligvis således: Administrator kommer på sagen og hjælper med at finde byggeteknisk rådgiver og eller kontraktindgåelse med den byggetekniske rådgiver.

- Den byggetekniske rådgiver udarbejder projektmaterialet og udsender til de valgte entreprenører, som hver især fremsender deres tilbud på opgaven. Når bygherre og byggeteknisk rådgiver har udvalgt den vindende entreprenør, hjælper byggeteknisk rådgiver med at udforme entreprisekontrakten imellem bygherre og entreprenør og så er projektet for alvor skudt i gang.

- Flere administrationshuse tilbyder både administrations byggesags hjælp samt egen in house byggeteknisk rådgivning, men objektivt set er der en masse interessekonflikter indblandet som i sidste ende går ud over bygherre hvis sammen hånd både attesterer fakturaer, betaler fakturaer og godkender i samlet økonomisk regnskab på vegne af bygherre. Hvem sikrer så, at prisen er korrekt, arbejdet er udført, opgaven er nødvendig og forhandling med entreprenør, hvis begge er sammen organisation og arbejder for en procentsats.  Uvildige parter er altid at foretrække i et ægte og troværdigt samarbejde.

 

Hvornår giver det mening med en tilstandsrapport og dertilhørende drift og vedligeholdelsesplan?

- En drift- og vedligeholdelsesplan er en systematisk gennemgang af alle nødvendige reparationer og vedligeholdelsesopgaver i ejendommen over en længere periode, typisk 10 år. Planen udarbejdes på baggrund af en tilstandsrapport, der nøje vurderer bygningens aktuelle stand, fra tag til kælder. Når man har denne tilstandsrapport, kan man begynde at prioritere de nødvendige opgaver – både dem, der er akutte, og dem, der kan vente.

- Det centrale i en drift- og vedligeholdelsesplan er ikke blot at identificere, hvad der skal gøres, men også hvornår det skal gøres, og hvordan det kan finansieres. Dette hjælper med at fordele renoverings projekter og vedligeholdelsesomkostningerne ud over flere år, så der ikke pludselig opstår store, uoverskuelige udgifter. Tilstandsrapport og drift- og vedligeholdelsesplan udarbejdes af byggeteknisk rådgiver. Med andre ord, så giver det altid mening at have en opdateret tilstandsrapport med en dertilhørende drift og vedligeholdelsesplan, opdateringen bør ske ved minimum hvert 10 år, men ofte også før, hvis ejendommens stand er ændret markant eller pludselige skader er opstået.

- Når man har fået en tilstandsrapport med dertilhørende drift og vedligeholdelsesplan er det vigtigt at sikre at rådgiver er objektiv ift. de kommende projekter og sikrer at de bliver udført når det enten er påkrævet eller kan tilpasses foreningens økonomi og ikke blot bliver rykket frem for at rådgiver kan få en større opgave. Skal der større stillads på ejendommen giver det bedst mening at samle så mange opgaver samtidig for at spare den dyre stillads-post i nærmere fremtid.

Og hvornår er en tilstandsrapport mm. overflødigt?

- Det korrekte svar er at en tilstandsrapport mm. aldrig er overflødig, men det er dog overflødigt at opdatere sin tilstandsrapport med drift og vedligeholdelsesplan oftere end hvert 10 år, hvis der ikke er sket større ændringer i ejendommens stand.

 

Hvad kan konsekvensen være ved hele tiden at udskyde vedligeholdelsesopgaver?

- Helt simpelt er konsekvensen at bygningsdelene tager så meget skade at man ikke længere kan renovere/reparerede men er tvunget til at udskifte. Nogle eksempler på ikke rettidigt vedligehold kunne være renovering af vinduer, der er blevet skubbet til et punkt, hvor der er så meget råd i rammer og karme at udskiftning er påkrævet. Det kunne også være et slidt tag, der skulle have været skiftet, men er udskudt pga. økonomi eller andet, når der så kommer utætheder ved skader efter eksempelvis en storm, så bliver prisen endnu højere da udbedring skal ske straks.

- Derfor giver det altid god mening at sikre en god og fornuftig prioritering af kommende vedligeholdelsesprojekter sammenholdt med foreningens økonomiske rammer samt ønsker til eventuelle ”nice to have” projekter.

 

Hvordan bliver vedligeholdelsesplanen en hjælp fremfor en klods om benet?

- Man bør bruge sin vedligeholdelsesplan aktivt og gerne løbe den igennem ved hvert bestyrelsesmøde for at sikre, at ejendommen bliver vedligeholdt bedst muligt. Derudover er det også et rigtigt godt argument overfor den resterende forening, at bestyrelsen har og bruger de rette værktøjer til at sikre ejendommen.

- Anvendes vedligeholdelsesplanen mere eller mindre slavisk vil det kun være en hjælp at have og bruge den, men omvendt er den også en klods om benet hvis man ikke formår at følge med og dermed skubbe en økonomisk byrde fremad der blot vokser som en snebold.

- Når en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan er udført til foreningen, er det vigtigt, at der afholdes et eller flere gennemgangsmøder, hvor hvert bestyrelsesmedlem bliver sat godt og grundigt ind i rapportens indhold således at den kan bruges korrekt af bestyrelsen efterfølgende, men også for at sikre planen for projekter bliver tilrettelagt efter foreningens ønsker og økonomi.

Hvilke prioriteringer bør man som forening have ved renovering og vedligehold?

- Man bør naturligvis altid prioritere de mest nødvendige renoverings og vedligeholdelses opgaver, gerne i samråd med byggeteknisk rådgiver. Dog ved vi også, at det er en fælles beslutning for hele foreningen, hvor der ofte også er ønsker om andre mere spændende projekter end almindelig vedligeholdelse. Her giver det mening at få budgetpriser fra byggeteknisk rådgiver samt finansielt overblik fra administrator for at træffe de vigtige beslutninger på et oplyst plan.

 

Hvis økonomi spiller en stor rolle, er det så ikke dyrt at bruge en rådgiver?

- Ja det er dyrt, men det kan hurtigt blive dyrere at undvære eller vælge den billigere men måske mere uerfarne rådgiver. Ser man på den mængde arbejde, der er påkrævet sammenlignet med det ansvar, der ligger, indeholdt i arbejdet, så er udgiften til rådgiver ikke stor.

Hvad gør man, hvis man ikke har tid/overskud til at være projektleder på en masse vedligeholdelsesprojekter?

- Svaret er simpelt, men alligevel oplever vi ofte at blive kontaktet efter, bestyrelsen/foreningen har haft en dårlig oplevelse med et projekt, de selv har styret.  Kan bestyrelsen/foreningen ikke selv finde tid til selv at varetage et byggeprojekt, bør man naturligvis alliere sig med en byggeteknisk rådgiver.

Hvor finder vi de oplysninger, vi skal bruge for at styre et projekt selv?

Myndighedskrav kan du slå op på nettet og undersøge alt fra bygningsreglementet, lokalplaner fra pågældende matrikel i kommunen samt eventuelle servitutter på tinglysningen. BBR-meddelelsen kan også indeholde nyttige informationer omkring ejendommen/matriklen.

Støttet byggeri undersøges på kommunens egen hjemmeside ellers kontakt pågældende kommune for informationer og krav dertil. Holdbare løsninger kan undersøges på byggeerfarings siden Byg-Erfa, men sammenkoblingen af forskellige løsninger kræver viden derom.

Ansvarsområder for bygherre kan læses her: Bekendtgørelse om bygherres pligter, Retsinformation, nr. 1072 af 7. september 2010.

Læs flere artikler med viden til boligforeninger på vores temaside