Er planlægning og data vores bedste værn i usikre Corona-tider?

Hvordan skal man navigere i en tid, hvor priser på materialer stiger vildt og voldsomt, og hvor en massiv råvaremangel lurer i horisonten?

Mange mener tilsyneladende, at man skal gøre som Hr og Fru Danmark gjorde i marts 2020, og spæne afsted til nærmeste supermarked for at hamstre toiletpapir og gær – blot med den forskel, at det nu er diverse byggematerialer, der står på indkøbssedlen.

Om det også kan være en fornuftig tilgang til de udfordringer, der presser rigtig mange danske virksomheder, vil Kristian Birch Pedersen dog ikke gøre sig til dommer over.

Men som direktør for virksomheden Exigo A/S, der har specialiseret sig i projekt- og risikostyring i komplicerede byggeprojekter, peger han på, at der også er andre måder at værne sig på.

Det handler om effektivisering af arbejdsgange og processer ved hjælp af lokationsbaseret planlægning:

- Med traditionelle planlægningsmetoder i f.eks. Gantt, er det jo svært at overskue, om en tidsplan er god eller ej. Det betyder ofte, at der nogle steder i et byggeri er overfyldt med håndværkere, mens andre steder står gabende tomme. Den problematik kan lokationsbaseret planlægning afhjælpe, fordi den giver en overskuelig visning af tid og aktiviteter fordelt på lokationer, siger han.

Synliggør konsekvenser

Effekten af lokationsbaseret planlægning er, at virksomhederne i rigtig mange tilfælde kan reducere udførelsestiden med 10 – 20 %.  Og det er som bekendt penge på bundlinjen, fortsætter Kristian Birch Pedersen:

- Metoden ændrer selvfølgelig ikke på de overordnede konjunkturer, og den garanterer heller ikke, at dine materialer når frem i tid. Men metoden effektiviserer dit arbejdsflow, og gør dig meget mere fleksibel, når dine materialer f.eks. ikke er nået frem.

Med det sidste mener Kristian Birch Pedersen, at en lokationsbaseret tidsplan er let at justere, og at konsekvenserne af en justering, kan aflæses direkte. Og det er afgørende, siger han:

- Hvis du ikke har overblikket – og det kan som bekendt være ekstremt svært i store projekter – så tøver du selvfølgelig med at lave justeringer, der kan få konsekvenser længere fremme i processen.

- Kan du derimod tydeligt se, hvilke konsekvenser en ændring vil få, så har du helt andre muligheder for at arbejde rundt om en forhindring – f.eks. de materialer, der ikke er nået frem i tid. Og dermed har du også bedre chancer for nå din endelige deadline, lyder det.

Nedbryder og skaber sammenhæng

Men hvordan fungerer lokationsbaserer planlægning egentlig – og hvad kræver det af virksomhederne?

- Lidt firkantet sagt, så drejer det sig om at få hele projektet brudt ned i overskuelige bidder. Handler det om sygehuse, kan det f.eks. være områder på 300 – 400 m2, og er det en boligejendom, kikker man typisk på den enkelte lejlighed, siger Kristian Birch Pedersen og fortsætter:

- Derefter nedbryder og detaljerer man alle aktiviteter, så både tid, aktiviteter og lokationer fremgår af planen – og så det kan ses, om håndværkerne vil gå i vejen for hinanden.

 

 

Grafik der illustrerer princippet for cyklogrammer / lokationsbaseret tidsplanlægning

En afgørende forskel

Et stykke hen ad vejen er det altså samme procedure som ved traditionel tidsplanlægning. Men der er et par helt afgørende forskelle, siger Kristian Birch Pedersen:

- Med traditionelle metoder er det f.eks. meget svært at spotte ineffektivitet, forstået som områder, der slet ikke arbejdes på. Dertil kommer, at man kun kan se aktiviteterne på den enkelte lokation – men ikke sammenhængen mellem lokationerne, siger han og fortæller, at der til det formål er indbygget en beregningsmotor i den software, som Exigo udbyder. Den holder styr på den overordnede sammenhæng, og præsenterer den visuelt og overskueligt.

Og spørger man Kristian Birch Pedersen er det netop overskueligheden, der er den mest akutte mangelvare i Corona-plagede tider:

- Det har altid været svært at overskue og planlægge større byggeprojekter, men med Coronaens indtog har sværhedsgraden fået et gevaldigt ryk opad. Så vores tanke er selvfølgelig, at man bør tage imod al den hjælp, man kan få – og det er der da også rigtig mange, der gør, lyder det.

Lokationsbaseret planlægning – med mere

Digitale løsninger assisterer Birch Ejendomme i Silkeborg med meget mere end blot arbejdsplanlægning.

- Alle vores data er samlet i løsningen Exicute med den lokationsbaserede tidsplan som motor. Herfra kan vores økonomiansvarlige hente data om fremdrift på alle igangværende projekter, og han kan dermed sammenligne tid og økonomi, fortæller Helle Bjerregård fra Birch Ejendomme.

Hun peger på, at det allerede er i dispositionsforlagene, at data om mængder, tidsplaner, ressourcer og leverancer kobles sammen:

- Det betyder, at der er overblik over alle data på tværs af byggesager, og at de data kan brydes ned i aktiviteter, mandskab og materialer på en specifik etage og mindre områder på et givent tidspunkt i 2022.

- Dermed kan jeg allerede nu varsle, at der næste år i uge 43 skal leveres vinduer på 3. sal i blok 7. Og samtidig kan jeg give tømreren og projektlederen besked om, at der skal montere vinduer, og at der kan bookes rengøring til uge 50. Det sikrer både en god dialog og et rigtig godt samarbejde, lyder det fra Helle Bjerregård.