Michael Suhr Fabrin, administrerende direktør i Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S

Når en ejer- eller andelsboligforening påtager sig et byggeprojekt, er det afgørende at forstå, at mange af de opgaver, der følger med et byggeprojekt, ligger udenfor bestyrelsens normale ansvarsområde. Bestyrelsen skal derfor være opmærksom på det ekstra ansvar, der følger med et byggeprojekt.

Hvad er bestyrelsens ansvar?

Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen til at lede foreningens daglige drift. Ved valget får bestyrelsen mandat til at træffe beslutninger indenfor rammerne af foreningens sædvanlige opgaver.

Bestyrelsens ansvar omfatter den overordnede ledelse af foreningen baseret på generalforsamlingens beslutninger og de rammer, der er givet. Det indebærer ansvar for den daglige drift, herunder at boligafgift og fællesbidrag opkræves, og at foreningens regninger betales til tiden.

Bestyrelsen er desuden arbejdsgiver for foreningens ansatte og har tilsyn med ejendommens drift og vedligeholdelse i overensstemmelse med gældende lovgivning. Når foreningen benytter sig af eksterne serviceselskaber, håndværkere og rådgivere (som ejendomsadministratorer, revisorer eller advokater), er det bestyrelsens ansvar at sikre et velfungerende samarbejde.

Man hæfter både samlet og individuelt

Bestyrelsen er kollektivt ansvarlig for de beslutninger, der træffes. For at beskytte sig mod eventuelle fejl bør bestyrelsen overveje at tegne en ansvarsforsikring. En sådan forsikring dækker dog kun bestyrelsens normale opgaver, og vil typisk ikke gælde, hvis bestyrelsen påtager sig at styre et komplekst byggeprojekt.

Bestyrelsesmedlemmer kan også blive personligt ansvarlige i visse situationer. Derfor bør bestyrelsen kun påtage sig opgaver, der ligger indenfor de rammer, som generalforsamlingen har givet.

 

Tjekliste ved byggeprojekter

Når foreningen igangsætter et byggeprojekt, er der flere opgaver, som bestyrelsen skal håndtere. Nogle af opgaverne vil være en naturlig del af bestyrelsens arbejde, mens andre kræver hjælp fra eksterne rådgivere som byggeteknisk rådgiver, advokat, byggesagsadministrator, bank og realkreditinstitut.

1. Overvej altid inden projektet igangsættes
- Afgrænsning af projektet: Hvad er formålet med byggeriet?
- Økonomisk ramme: Et budget skal udarbejdes for projektet.
- Finansiering: Overvej om projektet skal finansieres via lån eller egne midler.
- Beskrivelse af projektet: Generalforsamlingen skal informeres om projektets omfang.
- Afholdelse af generalforsamling, hvor projektet godkendes af medlemmerne.

2. Når projektet er besluttet
- Detaljeret beskrivelse af projektet.
- Indhentning af nødvendige godkendelser fra kommunen.
- Indhentning af tilbud fra flere entreprenører (typisk 2-4 tilbud).
- Valg af entreprenør og indgåelse af kontrakter.
- Sikring af entreprenørens forsikringer og nødvendige sikkerheder.
- Eventuel finansiering via bank eller realkreditinstitut.
- Indgåelse af entrepriseforsikring, da projektet normalt ikke er dækket af foreningens bygningsforsikring.
- Varsling af beboerne om byggearbejdet, og overholdelse af reglerne for lejeboliger, hvis det er relevant.

3. Under byggeprojektet
- Etablering af byggeplads og afholdelse af byggemøder for koordinering.
- Tilsyn med entreprenøren og sikre, at arbejdet udføres som aftalt.
- Håndtering af eventuelle ekstraopgaver og uforudsete problemer.
- Sørg for, at regninger betales rettidigt og kun for det arbejde, der er udført.
- Aflevering af projektet og registrering af fejl/mangler.
- Udbedring af fejl og mangler.

4. Når projektet er afsluttet
- Udarbejdelse af byggeregnskab.
- Sikring af endelig finansiering.
- Varsling af eventuelle ændringer i boligafgift, fællesbidrag eller leje.
- Afslutning af projektet hos kommunen.
- Indhentning af kvalitetssikring og brugsanvisninger fra entreprenøren.
- Ejendomsvurdering og revisorens inddragelse af projektets økonomi i årsregnskabet.
- Afholdelse af 1-års- og 5-årseftersyn.

 

 

Byggeprojekter kræver grundig planlægning og rådgivning

Et byggeprojekt er ofte et komplekst og omfattende ansvar, der ligger udenfor bestyrelsens daglige opgaver. Bestyrelsen bør derfor altid søge bistand fra rådgivere, der er specialiserede og forsikrede mod fejl. Der er flere faldgruber, som bestyrelsen bør være opmærksom på for at undgå problemer:

- Manglende planlægning: En detaljeret plan er afgørende for projektets succes, herunder tidsplan, budget og risikovurdering.
- Utilstrækkelig kommunikation: God kommunikation med alle involverede parter er essentiel for at undgå misforståelser og forsinkelser.
- Overskridelse af budgettet: Budgetoverskridelser er almindelige i byggeprojekter, så det er vigtigt at have en realistisk plan og en buffer til uforudsete udgifter.
- Juridiske udfordringer: Det er vigtigt at sikre, at alle aftaler og kontrakter er juridisk bindende og overholder gældende lovgivning. Det anbefales at få en advokat til at gennemgå kontrakterne.

 

Før bestyrelsen kontakter eksterne rådgivere, bør de tage en snak med deres administrator for at få rådgivning om de bedste skridt fremad. Afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet kan følgende rådgivere være relevante:

- Byggeteknisk rådgiver (ingeniør eller arkitekt)
- Byggesagsadministrator
- Bank og realkreditinstitut
- Advokat
- Revisor
- Valuar

Læs flere artikler med viden til boligforeninger på vores temaside