Sagsstyringssystem viser VVS-firma den direkte vej til fortjeneste
VVS- og ventilationsfirmaet Benny Johansen & Sønner A/S anvender Ordrestyring, og det giver et præcist billede af, hvor pengene tjenes og hvor de bruges.
Når 75 medarbejdere i VVS- og ventilationsvirksomheden Benny Johansen & Sønner skal være i gang, er planlægning og overblik særdeles vigtigt. Ikke mindst er det vigtigt for økonomichefen at have et samlet overblik. Ordrestyring fortæller økonomichef Jonas Johansen præcis, hvilke kunder der tjenes penge på, og hvor der skal sættes ind.
- Når vi får en ordre ind, lægger vi den med det samme ind som en sag i Ordrestyring. Derfra har vi et fuldt overblik over sagen fra start til slut. Vi kan hele tiden se status, timeforbrug, hvornår der skal faktureres, hvornår der skal rykkes, hvornår der mangler en rekvisition mv. Førhen var det sådan, at ting kunne blive væk, fordi det var papir, beskeder kunne gå tabt og så videre. Sådan er det ikke længere, fortæller Jonas Johansen, der er en af tre sønner, der nu alle arbejder i familiefirmaet.
Her tjenes pengene
Sagssystemet virker så effektivt, at Jonas Johansen kan se, hvilke projekter der giver fortjeneste:
- Det giver mig et præcist billede af, hvilke kunder vi tjener penge på, siger han.
De sidste 30 år har firmaet haft en stabil og rolig udvikling med jævn vækst, hvilket gjorde, at der var plads til at vokse på andre parametre:
- For fem år siden begyndte vi tre sønner – jeg som den ene – at blive en aktiv del af virksomheden, og i stedet for at have fokus på at vokse aggressivt og blive flere medarbejdere, valgte vi at sætte fokus på at opdatere de administrative systemer med den nyeste teknologi. Siden 2015 har vi anvendt Ordrestyring, fordi det giver et fantastisk overblik, siger Jonas Johansen.
Firmaet opererer fortrinsvis i Storkøbenhavn, men dækker hele Sjælland. Kunderne er industrien, boligforeninger og i mindre grad også private.
Jonas Johansen fra Benny Johansen og Sønner A/S
Hurtigere penge i kassen
Implementeringen af Ordrestyring som det samlende program har været en kæmpesucces:
- Med systemet får vi hurtigere penge i kassen. Det vil sige, at vi har et langt bedre overblik over vores cashflow i virksomheden. Det betyder også, at vi meget hurtigere ser, hvis noget er galt, hvis noget er glemt eller mangler. Desuden er der fuldstændig styr på hele dokumentationsdelen, fordi det hele er samlet i én sag, hvor jeg både kan overskue økonomien i projektet og også sikre, at vores kvalitetssikring er i orden, siger han.
Intet papirvælde
Tidligere var alt baseret på papir, og det kunne betyde manglende bilag, manglende skriftlige aftaler og meget andet, som kunne gå galt.
- Nu kan jeg med det samme se, hvis noget er galt. Alene dokumentationsdelen er langt nemmere. Det betyder, at vi for eksempel kan behandle en reklamationssag eller en forsikringssag langt mere effektivt, og vi ved, hvad vi selv har lavet, og hvad udgangspunktet har været, siger Jonas Johansen.
- Kravene til dokumentation er stigende, og derfor er det vigtigt at tidsforbruget er minimeret, siger han.
Nemmere planlægning
Samtidig med at kvalitetssikringen er blevet nemmere, så er tidsforbruget på planlægningen blevet væsentligt mindre.
- Når sagen er oprettet, så ved folkene med det samme, hvad de skal. Så behøver de ikke køre ind på kontoret for at blive sat ind i sagen. Det kan de se online og køre direkte ud på arbejdspladsen. Det sparer virkeligt meget tid, siger han.
Jonas Johansen er specielt glad for projektindgangen i systemet.
- Jeg er med det samme inde i sagen og kan dykke ned i niveauer efter behov, siger han og nævner også de mange gode integrationer, som Ordrestyring har.
- Vi arbejder i Economic, Webfleet og Klarpris, bare for at nævne nogle, og det fungerer fuldstændig uden problemer. Vi kan trække alt fra Ordrestyring, siger han.
Strategien virker
Sagsstyringssystemet er således også et strategisk værktøj, som giver økonomichefen og ledelsen mulighed for at tage beslutninger ud fra.
- Vi kan tjene flere penge uden at skulle have flere medarbejdere ind, og det er med til at sikre fremdrift og kapitalgrundlag i virksomheden. Samtidig tager vi beslutninger ud fra et fast og konkret grundlag, og ikke på baggrund af antagelser, slutter en tilfreds Jonas Johansen.
