Viebke & West satser på AI for at lette arbejdsgange

Viebke & West har gennem de seneste år oplevet betydelig vækst. Det har medført flere medarbejdere og projekter, men også større mængder data og flere administrative opgaver. For at følge med udviklingen har virksomheden valgt at investere i kunstig intelligens og automatisering.

I dag anvender Viebke & West en række standardsystemer til forskellige dele af forretningen. Systemerne er dog ikke nødvendigvis integreret med hinanden, og det betyder, at medarbejderne ofte må overføre oplysninger manuelt mellem dem. Det vil virksomheden nu forsøge at ændre ved at automatisere arbejdsgange og skabe bedre sammenhæng mellem sine systemer.

– Vi har mange gode systemer og rigtig meget data, men informationerne ligger flere forskellige steder. Det betyder, at vores medarbejdere i nogle processer bruger tid på at flytte oplysninger fra ét system til et andet. Det er ikke dér, deres tid skaber størst værdi, siger Jonas Hoffenberg, økonomidirektør i Viebke & West.
 

AI skal reducere manuelle arbejdsgange 

Viebke & West har arbejdet systematisk med AI og automatisering i omkring et år og har allerede taget flere løsninger i brug. Det gælder blandt andet screening af underentreprenører i forbindelse med compliance, hvor oplysninger kontrolleres mod offentlige registre. Virksomheden har desuden automatiseret fakturaindsamling og dele af ledelsesrapporteringen.

Samtidig er en AI-løsning til håndtering af fraflytningsopgaver under implementering. Her skal teknologien kunne aflæse de rekvisitioner, virksomheden modtager, og automatisere dele af den efterfølgende administrative behandling. Der er tale om et betydeligt antal opgaver. Viebke & West servicerer omkring 100.000 lejemål gennem 56 rammeaftaler og håndterer cirka 10.000 fraflytninger om året.

– Når man arbejder med den volumen, bliver selv en lille manuel rutine til rigtig mange timer på et år. Derfor forsøger vi at automatisere de processer, der ikke kræver menneskelig dømmekraft, så vores medarbejdere kan bruge deres tid på de opgaver, der gør, siger Jonas Hoffenberg.

Ifølge økonomidirektøren handler investeringerne dog ikke udelukkende om at reducere tidsforbruget på administrative opgaver. Et andet væsentligt formål er at samle og strukturere virksomhedens data, så de i højere grad kan anvendes på tværs af organisationen.

– Automatiseringen er midlet. Det egentlige mål er at få struktureret og forbundet vores data bedre, så vi også kan træffe bedre og mere databaserede beslutninger i virksomheden, siger han.

Henter AI-kompetencer ind i virksomheden 

Som led i indsatsen har Viebke & West ansat en AI Automation Engineer på fuld tid. Virksomheden har dermed valgt at opbygge kompetencerne internt frem for primært at benytte eksterne konsulenter.

Den nye medarbejder skal arbejde med at udvikle og implementere automatiserede løsninger, der tager udgangspunkt i virksomhedens eksisterende systemer og arbejdsprocesser.

– Vi har brug for en person, der lærer vores forretning, systemer og processer helt ned i detaljen at kende. Vi er ikke en softwarevirksomhed, så vi har også ledt efter en profil, der kan være relativt selvkørende og omsætte mulighederne i teknologien til noget, der rent faktisk virker i vores hverdag, siger Jonas Hoffenberg.

En af de første større opgaver bliver at skabe en mere sammenhængende datastruktur og etablere bedre forbindelser mellem de systemer, der allerede anvendes i virksomheden. Ambitionen er blandt andet at begrænse behovet for manuel dataoverførsel og gøre oplysninger lettere tilgængelige i de enkelte arbejdsgange.

Administrationen skal kunne følge med væksten 

Beslutningen om at investere i AI skal også ses i sammenhæng med virksomhedens udvikling gennem det seneste årti. På omkring ti år har Viebke & West 15-doblet sin omsætning, som senest rundede 260 mio. kr. Samtidig er antallet af medarbejdere vokset fra cirka 20 til knap 300. Den udvikling stiller ifølge Jonas Hoffenberg større krav til, hvordan virksomheden organiserer og understøtter sine administrative funktioner.

– Når forretningen vokser, skal organisationen kunne følge med. Det betyder ikke nødvendigvis, at alle administrative funktioner skal vokse i samme takt. Hvis vi kan automatisere rutinerne og samtidig blive bedre til at bruge vores data, kan vi bygge en organisation, der er gearet til den videre vækst, siger Jonas Hoffenberg.

Virksomheden forventer at investere yderligere i AI og automatisering, men understreger samtidig, at teknologien først og fremmest skal understøtte den eksisterende forretning. Det praktiske håndværk er fortsat omdrejningspunktet, mens AI skal bidrage til at effektivisere de administrative processer, der ligger omkring opgaverne.

– AI kommer ikke til at udføre håndværket for os. Men der er rigtig meget rundt om håndværket, hvor teknologien kan gøre os bedre. Det er dér, vi ser det store potentiale, afslutter Jonas Hoffenberg.