Guide til den nye bestyrelse i andelsboligforeninger – få en god start

Som bestyrelsesmedlem i en andelsboligforening er det ikke sikkert, at man har viden om hvad, det vil sige at sidde i bestyrelsen. Man deltog i en generalforsamling, hvor et punkt var at vælge en ny bestyrelse, og pludselig er man valgt – men hvad indebærer det helt præcist at sidde i en bestyrelse i en andelsboligforening?

Vi har talt med Michael Suhr Fabrin, der er administrerende direktør Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S, hvor man til daglig rådgiver landets ejer og andelsboligforeninger omkring økonomi, jura, vedligehold mm. Og han giver her sin guide til den nye bestyrelse:

Foreningen som helhed – og bestyrelsens rolle

En andelsboligforening bygger på tre grundpiller:

Lovgivning

Vi er alle underlagt gældende lovgivning, samt dertil hørende retspraksis.

Vedtægten

Vedtægten er foreningens lovbog, der fastlægger rammerne for alt fra valg til vedligeholdelse.

Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed – her træffes de store beslutninger, og her vælger medlemmerne bestyrelsen.

Bestyrelsen står derefter for den daglige ledelse og drift. Det betyder, at man skal sørge for, at økonomien hænger sammen, at bygningen holdes ved lige, og at de beslutninger, som generalforsamlingen har truffet, bliver ført ud i livet. Som bestyrelsesmedlem er man altså både leder, problemløser og repræsentant for fællesskabet.

 

 

Hverdagen i bestyrelsen og inhabilitet

Det meste bestyrelsesarbejde foregår på møder. Her gennemgås dagsordenen, der typisk indeholder punkter som økonomi, vedligeholdelse og beboersager.

Det er vigtigt, at alle beslutninger træffes på et oplyst grundlag – og at de dokumenteres i referater.

Et godt bestyrelsesarbejde handler om samarbejde og tillid. Samtidig skal man være opmærksom på inhabilitet: Man må ikke være med til at beslutte noget, der har direkte betydning for én selv.

Ejendommen – foreningens fælles ansvar

En stor del af bestyrelsens arbejde handler om at passe på ejendommen. Hvem har ansvaret for hvad?
Som hovedregel står foreningen for alt udvendigt og fælles – f.eks. tag, facader og stigstrenge – mens den enkelte andelshaver har ansvar for det indvendige, som gulve, låse og radiatorer.

En klar opdeling af ansvar gør det nemmere at løse problemer hurtigt og undgå misforståelser.

Når beboerne henvender sig

Beboersager fylder også i bestyrelsens arbejde. Det kan være alt fra dryppende vandhaner og storskrald til manglende betaling af boligafgift. Nogle sager løses med en hurtig henvendelse, mens andre kræver hjælp fra administrator eller advokat – f.eks. ved restancer eller alvorlige konflikter.

De fleste problemer kan dog undgås gennem klar kommunikation og gensidig respekt mellem bestyrelse og beboere.

Generalforsamlingen – årets vigtigste dag

Generalforsamlingen er foreningens øverste beslutningsforum. Her fremlægges regnskabet, budgettet og eventuelle forslag – og her vælges bestyrelsen.

Hvis man som bestyrelse stiller forslag, skal det være klart, konkret og gennemarbejdet. Medlemmerne skal kunne se, hvad projektet koster, og hvordan det finansieres. Et godt eksempel kan være et forslag om at udskifte vinduer, hvor både tilbud, finansiering og tidsplan er vedlagt. Når generalforsamlingen giver sin godkendelse, får bestyrelsen mandat til at føre projektet ud i livet.

 

Data, tavshed og tillid

Som bestyrelse håndterer man mange personlige oplysninger – f.eks. medlemslister, restancer og henvendelser. Derfor gælder GDPR-reglerne også i foreningen. Der skal være styr på privatlivspolitik, sletteprocedurer og fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

Og husk: alt, hvad der drøftes på bestyrelsesmøder, er fortroligt. Tavshedspligten er en vigtig del af tilliden mellem medlemmerne og bestyrelsen.

Kommunikation er nøglen

En velfungerende bestyrelse bygger på god kommunikation – både internt og udadtil. En fælles bestyrelsesmail eller et bestyrelsesforum gør det lettere at samarbejde og holde styr på dokumenter.

Vær åben, lyttende og tydelig – så undgår I misforståelser og styrker fællesskabet i foreningen.

Derfor er bestyrelsesarbejde det hele værd

At sidde i bestyrelsen giver ikke bare indblik i foreningens økonomi og drift – det giver også en unik mulighed for at præge udviklingen og lære sine naboer bedre at kende. Man får erfaring med ledelse, samarbejde og problemløsning, og i nogle foreninger ydes endda en skattefri godtgørelse for indsatsen (op til 3.950 kr. årligt i 2023). Der er jf. Skatteministeriet forslag om forenkling, hvor der kan gives op til kr. 6.500. Læs mere her.


Men vigtigst af alt: du er med til at sikre, at foreningen fungerer – til glæde for både nuværende og kommende beboere.

At være i bestyrelsen kræver tid og engagement, men det er også meningsfuldt, lærerigt og givende.

For en velfungerende forening begynder altid med en engageret bestyrelse.

Læs nyheder og viden til andels- og ejerforeninger på vores temaside