Bestyrelsesarbejde i boligforeninger – hvad skal du vide?
Hvor går det typisk galt, og hvad skal man som bestyrelse i en boligforening vide om vedtægter, varmeanlæg og forbrugsmålere? Videncenter for ejerforeninger rådgiver om den nyeste udvikling og hjælper trængte bestyrelser om vigtige emner.
I mange boligforeninger fungerer bestyrelsesarbejdet rigtig fint og til glæde for foreningens medlemmer. I få, ofte større, foreninger, ledes, administreres og driftes foreningerne nærmest på samme niveau som var det en professionel virksomhed, men mindre kan også gøre det, da man ikke må glemme, at bestyrelsesarbejde oftest er frivilligt arbejde. I andre, ofte mindre, foreninger, fungerer det ikke optimalt, ofte i fravær af bestyrelsesformandens kompetencer og/eller egenrådighed. Og så er der de tusinder af foreninger, hvor det fungerer på et fornuftigt niveau, men hvor der måske kunne være plads til mindre forbedringer.
Nye ejendomme
Er ejendommen nyopført eller for få år siden, er der flere forhold som bestyrelsen skal være opmærksom på. Mest optimalt er det hvis bestyrelsen og deres byggetekniske rådgivere kan være med til afleveringsforretningen, så mulige fejl og mangler kan påpeges allerede på et tidligt tidspunkt.
Dernæst fortsætter processen ved 1 og 5 års gennemgangen, men hvis fejl og mangler konstateres imellem disse perioder, skal de også meldes til bygherren når de konstateres. Efter 5 år ophører entreprenørens ansvar over for bygherren, medmindre der er indgået en suspensionsaftale, men foreningerne vil kunne gøre krav gældende mod bygherren i op til 10 år, hvilket mange ikke er opmærksom på.
For nyopførte ejendomme gælder, at dersom køber ikke fra bygherre har modtaget en tilstandsrapport og en elinstallationsrapport, samt oplysning om at tegne en ejerskifteforsikring, kan køber gøre krav mod bygherre i henhold til forældelsesloven i op til 10 år.
Varmeanlægget
De færreste bestyrelser har fokus på varmecentralen og opdager måske ikke, at foreningen i de seneste år har fået en strafafgift fra fjernvarmeforsyningen, fordi foreningen ikke afkøler returvandet til fjernvarmeværket tilstrækkeligt. En større forening havde over tre år betalt ca. 270.000 kr. i strafafgift uden at vide det, da ejendomsadministrator blot betalte fakturaerne fra fjernvarmeværket.
Mange varmecentraler kan med fordel opgraderes og optimeres, så de kan klare fjernvarmeværkernes fremtidige temperatursænkninger i fremløbstemperaturen. Mange lejlighedsejere har udskiftet de gamle søjleradiatorer med en mindre og mere elegant radiatorer, men når fjernvarmeværket sænker fremløbstemperaturen kræver det større radiatorer, hvis man vil holde en fornuftig rumtemperatur. En optimering af et ældre varmeanlæg er ofte en god investering, da foreningerne udnytter fjernvarmen bedre og undgår strafafgift og kan om få år blive nødvendig for at kunne opnå den nødvendige rumtemperatur, når fjernvarmeværket har sænket fremløbstemperaturen.
Forbrugsmålere
De fleste boligforeninger har installeret forbrugsmålere på vand- og varmeforbruget. Afhængig af batterikvaliteten skal varmemålerne udskiftes hvert 10.-12. år. Udskiftningen af vandmålerne afhænger af om det er en vingehjuls- eller ultralydsmåler, der anvendes. Mange foreninger vælger ofte at forny målerne hos den udbyder, foreningen har valgt for mange år siden, hvilket kan være dyrt.
Foreningerne bør benytte lejligheden til at gå i udbud med målerne, idet der kan være rigtig mange at spare over en 10-12 årig periode. Det kan godt være, at anskaffelsesprisen hos nogle udbydere er højere end hos andre, der til gengæld har en væsentlig lavere pris på målerregnskaberne, og målerregnskaberne betaler foreningerne hvert år i 10.-12. år og en lavere pris på målerregnskaberne kan rigeligt tjene sig hjem ved højere anskaffelsesomkostninger.
Vedtægter
Mange foreninger har gamle vedtægter som er skrevet for årtier siden og som i dag er utidssvarende. Dette kan bevirke at problemer/konflikter opstår, fordi vedtægten ikke giver klare svar på et givent emne. Derfor kan mange foreninger med fordel få opdateret deres vedtægt, så den er tidssvarende og mange potentielle konflikter kan undgås, fordi der er skabt klarhed over de væsentligste forhold i foreningen. I en ældre forening blev der skabt klarhed over forhold, der gik mere end 100 år tilbage og hvor der måtte hentes håndskrevne juridiske dokumenter fra Rigsarkivet.
Manglende vedhæftning af fuge ved dør ved 5 års-gennemgang
Inden for ledelsesteorien taler man om en tagstensmand, som dækker over at hvis en medarbejder får en tagsten i hoveder, at der så er en anden medarbejder, der kan tage over. Tilsvarende gælder det for en formand i en boligforening. Næstformanden vigtigste funktion er at kunne træde til, hvis formanden får forfald.
Når vi taler ejendomme taler vi også om tage og tagsten. En af bestyrelsens vigtigste funktioner er at holde ejendommen i ” forsvarlig stand”, så den ikke frembyder fare for ejendommens beboere, hvilket følger af byggelovens § 14. Foreningens bestyrelse kan drages til ansvar, dersom der sker skader, hvis der f.eks. falder en løs tagsten ned. Hvis man kravler rundt på tage i København ser man ofte tage, hvor der ligger løse tagsten eller at der mangler en tagsten.
En del bestyrelser har allerede fokus på skybrudssikring, der sikrer ejendommen mod oversvømmelse og nogle bestyrelser er begyndt at kigge på katastrofeberedskab. Hvad gør man som beboer i en etageejendom, hvis strømmen svigter eller hvis der sker ledningsbrud på vandforsyningen eller afløbssystemet. Mange foreninger er overgået til elektroniske nøglesystemer, der anvender strøm. Hvad gør foreningen, hvis strømmen svigter?
Mange foreninger er ikke opmærksom på at få løftet ejendommens energimærke så højt som muligt, men placerer ofte en opdateret energimærkningsrapport i reolen. Statens Byggeforskningsinstitut har undersøgt mere end 178.000 ejendomshandler og dokumenteret hvis en ejendom stiger fra et energimærke D til C stiger værdien 10 %. Stiger mærket fra C til B stiger værdien med 6 %. I nogle tilfælde kan det være udskiftning af pumper eller 50 mm isolering af nogle brugsvandsrør på løftet, der bevirker et løft i energimærket.
Nye ejendomme
Er ejendommen nyopført eller for få år siden, er der flere forhold som bestyrelsen skal være opmærksom på. Mest optimalt er det hvis bestyrelsen og deres byggetekniske rådgivere kan være med til afleveringsforretningen, så mulige fejl og mangler kan påpeges allerede på et tidligt tidspunkt.
Dernæst fortsætter processen ved 1 og 5 års gennemgangen, men hvis fejl og mangler konstateres imellem disse perioder, skal de også meldes til bygherren når de konstateres. Efter 5 år ophører entreprenørens ansvar over for bygherren, medmindre der er indgået en suspensionsaftale, men foreningerne vil kunne gøre krav gældende mod bygherren i op til 10 år, hvilket mange ikke er opmærksom på.
For nyopførte ejendomme gælder, at dersom køber ikke fra bygherre har modtaget en tilstandsrapport og en elinstallationsrapport, samt oplysning om at tegne en ejerskifteforsikring, kan køber gøre krav mod bygherre i henhold til forældelsesloven i op til 10 år.
Varmeanlægget
De færreste bestyrelser har fokus på varmecentralen og opdager måske ikke, at foreningen i de seneste år har fået en strafafgift fra fjernvarmeforsyningen, fordi foreningen ikke afkøler returvandet til fjernvarmeværket tilstrækkeligt. En større forening havde over tre år betalt ca. 270.000 kr. i strafafgift uden at vide det, da ejendomsadministrator blot betalte fakturaerne fra fjernvarmeværket.
Mange varmecentraler kan med fordel opgraderes og optimeres, så de kan klare fjernvarmeværkernes fremtidige temperatursænkninger i fremløbstemperaturen. Mange lejlighedsejere har udskiftet de gamle søjleradiatorer med en mindre og mere elegant radiatorer, men når fjernvarmeværket sænker fremløbstemperaturen kræver det større radiatorer, hvis man vil holde en fornuftig rumtemperatur. En optimering af et ældre varmeanlæg er ofte en god investering, da foreningerne udnytter fjernvarmen bedre og undgår strafafgift og kan om få år blive nødvendig for at kunne opnå den nødvendige rumtemperatur, når fjernvarmeværket har sænket fremløbstemperaturen.
Forbrugsmålere
De fleste boligforeninger har installeret forbrugsmålere på vand- og varmeforbruget. Afhængig af batterikvaliteten skal varmemålerne udskiftes hvert 10.-12. år. Udskiftningen af vandmålerne afhænger af om det er en vingehjuls- eller ultralydsmåler, der anvendes. Mange foreninger vælger ofte at forny målerne hos den udbyder, foreningen har valgt for mange år siden, hvilket kan være dyrt.
Foreningerne bør benytte lejligheden til at gå i udbud med målerne, idet der kan være rigtig mange at spare over en 10-12 årig periode. Det kan godt være, at anskaffelsesprisen hos nogle udbydere er højere end hos andre, der til gengæld har en væsentlig lavere pris på målerregnskaberne, og målerregnskaberne betaler foreningerne hvert år i 10.-12. år og en lavere pris på målerregnskaberne kan rigeligt tjene sig hjem ved højere anskaffelsesomkostninger.
Vedtægter
Mange foreninger har gamle vedtægter som er skrevet for årtier siden og som i dag er utidssvarende. Dette kan bevirke at problemer/konflikter opstår, fordi vedtægten ikke giver klare svar på et givent emne. Derfor kan mange foreninger med fordel få opdateret deres vedtægt, så den er tidssvarende og mange potentielle konflikter kan undgås, fordi der er skabt klarhed over de væsentligste forhold i foreningen. I en ældre forening blev der skabt klarhed over forhold, der gik mere end 100 år tilbage og hvor der måtte hentes håndskrevne juridiske dokumenter fra Rigsarkivet.
Manglende vedhæftning af fuge ved dør ved 5 års-gennemgang
Tagsten
Inden for ledelsesteorien taler man om en tagstensmand, som dækker over at hvis en medarbejder får en tagsten i hoveder, at der så er en anden medarbejder, der kan tage over. Tilsvarende gælder det for en formand i en boligforening. Næstformanden vigtigste funktion er at kunne træde til, hvis formanden får forfald.
Når vi taler ejendomme taler vi også om tage og tagsten. En af bestyrelsens vigtigste funktioner er at holde ejendommen i ” forsvarlig stand”, så den ikke frembyder fare for ejendommens beboere, hvilket følger af byggelovens § 14. Foreningens bestyrelse kan drages til ansvar, dersom der sker skader, hvis der f.eks. falder en løs tagsten ned. Hvis man kravler rundt på tage i København ser man ofte tage, hvor der ligger løse tagsten eller at der mangler en tagsten.
Kriseberedskab
En del bestyrelser har allerede fokus på skybrudssikring, der sikrer ejendommen mod oversvømmelse og nogle bestyrelser er begyndt at kigge på katastrofeberedskab. Hvad gør man som beboer i en etageejendom, hvis strømmen svigter eller hvis der sker ledningsbrud på vandforsyningen eller afløbssystemet. Mange foreninger er overgået til elektroniske nøglesystemer, der anvender strøm. Hvad gør foreningen, hvis strømmen svigter?
Energimærket - større ejendomsværdi
Mange foreninger er ikke opmærksom på at få løftet ejendommens energimærke så højt som muligt, men placerer ofte en opdateret energimærkningsrapport i reolen. Statens Byggeforskningsinstitut har undersøgt mere end 178.000 ejendomshandler og dokumenteret hvis en ejendom stiger fra et energimærke D til C stiger værdien 10 %. Stiger mærket fra C til B stiger værdien med 6 %. I nogle tilfælde kan det være udskiftning af pumper eller 50 mm isolering af nogle brugsvandsrør på løftet, der bevirker et løft i energimærket.
Om E/F Rådgivning
Videncenter for ejerforeninger har siden 2006 rådgivet ejerforeninger om driften, vedligeholdelsen og optimeringen af ejerforeninger og rådgiver i dag mere end 150 ejerforeninger i hele Danmark i sager om jura, økonomi, teknik og forsikring.
Direktør Pauli Andersen, E/F Rådgivning, har i 20 år beskæftiget sig med rådgivning til primært ejerforeninger, men da mange af problemstillingerne er de samme i andelsboligforeninger, har han også rådgivet en del andelsboligforeninger. Mange af de erfaringer Pauli Andersen har gjort sig inden for det tekniske, juridiske og økonomiske område kan mange boligforeninger bestyrelser formentlig også have glæde af.
